Sprawne zarządzanie organizacją, która działa w trudnych warunkach terenowych, to nie lada wyzwanie – zwłaszcza gdy obejmuje ona wiele niezależnych jednostek, rozrzuconych po całym kraju. Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe, odpowiadające za bezpieczeństwo w górach, postanowiło usprawnić swoje procesy administracyjne i finansowe, wdrażając nowoczesny system informatyczny.
Skuteczność operacyjna zaczyna się od biura
Codzienna praca ratowników wymaga koordynacji działań prowadzonych w różnych pasmach górskich. Jednak równie ważne, choć mniej widoczne dla społeczeństwa, jest zaplecze administracyjne organizacji. Zarządzanie finansami, rozliczeniami z instytucjami publicznymi, a także dokumentacją kadrową i płacową to zadania, które muszą być wykonywane z najwyższą starannością.
Dotychczas każda z jednostek GOPR prowadziła własną ewidencję i dokumentację, co powodowało szereg trudności – od niespójności danych po wydłużony czas przygotowywania raportów. Taka sytuacja utrudniała nadzór nad całą strukturą i generowała dodatkowe obciążenie dla pracowników administracji.
Jeden system – wiele korzyści
Aby usprawnić funkcjonowanie organizacji, GOPR zdecydował się na wprowadzenie rozwiązania informatycznego, które pozwoliło zunifikować i połączyć działania siedmiu grup regionalnych oraz centrali. Zastosowany system umożliwił płynną migrację danych, wdrożenie wspólnych definicji dokumentów i stworzenie ujednoliconych schematów księgowych dla całej struktury.
Dzięki temu możliwe stało się:
- bieżące monitorowanie działań finansowych każdej jednostki,
- szybkie generowanie raportów wymaganych przez instytucje dotujące,
- ułatwienie komunikacji między grupami a centralą,
- centralizacja danych bez utraty specyfiki poszczególnych jednostek.
Odciążenie administracji i większa kontrola
Zmiana systemu pozwoliła na znaczące ograniczenie ręcznych czynności i zautomatyzowanie wielu procesów. Pracownicy zyskali dostęp do narzędzi umożliwiających tworzenie własnych raportów i zestawień – zarówno na potrzeby lokalne, jak i centralne. Ustandaryzowano obieg dokumentów, usprawniono przygotowanie umów, deklaracji czy zestawień VAT.
Co szczególnie istotne, nowy system umożliwił prowadzenie pełnej księgowości w jednej bazie, z zachowaniem przejrzystości i możliwości nadzoru na poziomie zarządu głównego. Dzięki temu Główna Księgowa może dziś w prosty sposób analizować dane, wychwytywać nieprawidłowości i zapewniać spójność całej dokumentacji finansowej.
Nowoczesne narzędzia wspierają misję ratowania życia
Wdrożone rozwiązanie wpłynęło nie tylko na jakość raportowania, ale też na komfort pracy zespołów administracyjnych. Czynności, które wcześniej zajmowały wiele godzin – jak chociażby generowanie plików JPK czy przygotowywanie sprawozdań – obecnie są wykonywane niemal automatycznie. To pokazuje, jak dobrze dopasowany program księgowy może przełożyć się na lepszą organizację i efektywność pracy.
Kierunek – dalsza cyfryzacja
Transformacja systemowa w GOPR to dopiero początek. Organizacja planuje kolejne kroki, m.in. wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (szczegóły KSeF na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) oraz dalszą integrację z narzędziami wspierającymi komunikację wewnętrzną. Dzięki temu będzie mogła jeszcze lepiej reagować na zmieniające się wymagania prawne i potrzeby operacyjne.
Cyfryzacja administracji GOPR pokazuje, że nowoczesne technologie mogą z powodzeniem wspierać także organizacje non-profit o specyficznym charakterze działania. Przejrzystość, szybkość działania i spójność danych to dziś nie luksus, ale konieczność – także w strukturach odpowiedzialnych za ratowanie ludzkiego życia w górach.
