Za wydajne można uznać takie działanie, które do osiągnięcia założonego celu wymaga minimalnego zużycia energii, materiałów i czasu pracy. W przypadku kserowania dokumentów wydajność jest wypadkową szybkości procesu, zużycia materiałów eksploatacyjnych i wysokiej jakości kopii. Dowiedz się, jaki sprzęt biurowy zapewnia najlepszą wydajność przy tworzeniu kopii papierowych dokumentów.
Kopiowanie tradycyjnych, papierowych dokumentów jest jednym z ważniejszych procesów biurowych. Pomimo rozwoju digitalizacji, kopiarki i drukarki są niezbędne przy bieżącej obsłudze działalności biznesowej – przy zawieraniu umów, sprzedaży towarów, tworzeniu raportów, prowadzeniu szkoleń czy akcji marketingowych.
Co znaczy „kserować”?
Pierwsza kserokopia powstała w 1938 r. Określenie „kserować” pochodzi od urządzeń do kopiowania dokumentów papierowych marki Xerox. Były to maszyny analogowe, które – w porównaniu z dzisiejszymi standardami – oferowały bardzo niską jakość kopii. W pamięci starszych użytkowników pozostały czarno-białe kserokopie, które brudziły palce, a ich jakość wystarczała tylko do powielania tekstu i prostych grafik. Obecnie powszechnie stosowane jest kopiowanie cyfrowe.
Różnice w wydajności i jakości kopii uzyskiwanych w obu technologiach wyjaśnia ekspert firmy DKS, oferującej kserokopiarki wielofunkcyjne: – Urządzenia analogowe wykorzystywały zjawisko fotoelektryczne wewnętrzne. Zasadniczym elementem maszyny był bęben kopiujący. Po naelektryzowaniu i naświetleniu na wałku powstawał negatywowy obraz, który tworzyły obszary neutralne i naładowane elektrycznie. Wałek pokrywał się tonerem tylko w miejscach naelektryzowanych i przenosił go na papier. Ostatnim etapem procesu było utrwalenie termiczne: w temperaturze około 200°C toner topił się i przywierał do papieru. Współczesne kserokopiarki to urządzenia wielofunkcyjne, złożone między innymi z szybkich skanerów i drukarek. Obraz nie jest już bezpośrednio powielany z oryginału, lecz skanowany i błyskawicznie wysyłany na drukarkę. Dzięki temu można uzyskać imponującą szybkość kopiowania przy zachowaniu bardzo wysokiej jakości druku.
Od czego zależy wydajność kserokopiarki wielofunkcyjnej?
Popularność MFP wynika z integracji wielu funkcjonalności w jednym urządzeniu. Na rynku dostępne są bardzo liczne modele kserokopiarek wielofunkcyjnych, nazywanych inaczej urządzeniami wielofunkcyjnymi (Multi-Function Printers – MFP). Łączą w jednej obudowie skaner, drukarkę i moduł faksu. Dzięki temu umożliwiają wykonanie większości zadań związanych z obsługą dokumentów firmowych w znacznie krótszym czasie niż przy użyciu autonomicznych drukarek, skanerów i faksów.
Urządzenia MFP można podzielić na urządzenia do użytku domowego i maszyny klasy biznesowej, które przeznaczone są do zastosowań komercyjnych, w tym także do pracy w najbardziej wymagającym środowisku korporacyjnym. Wymienione kategorie maszyn różnią się między sobą szybkością i jakością druku oraz skanowania, a także maksymalnym formatem obsługiwanych arkuszy papieru. Najwydajniejsze biznesowe kserokopiarki wielofunkcyjne umożliwiają druk z szybkością ponad pięćdziesięciu stron na minutę. Są wyposażone w szybkie skanery i możliwość zastosowania bardzo pojemnych zasobników papieru.
Ważną cechą biznesowych urządzeń wielofunkcyjnych jest przystosowanie do realizacji nakładów liczonych w dziesiątkach i setkach tysięcy stron miesięcznie. To maszyny, które pracują niezawodnie nawet przy bardzo dużym obciążeniu. Jakość podzespołów przekłada się też na niższą awaryjność kopiarek, a w efekcie na niższe ogólne koszty eksploatacji.
Osobną kategorią są wielkoformatowe MFP, czyli stacje do skanowania i kopiowania map, planów architektonicznych czy dokumentów geodezyjnych. Dzięki nim można drukować np. arkusze w formacie A1 lub tworzyć wydruki z roli, które mają praktycznie nieograniczoną długość.
Zarządzanie drukiem pozwala optymalizować koszty
Kluczową sprawą dla wydajności kserokopiarek wielofunkcyjnych jest oprogramowanie do zarządzania środowiskiem druku. Dzięki niemu można skutecznie zmniejszać zużycie materiałów eksploatacyjnych. Ograniczenie liczby kopii w kolorze, redukcja stosowania formatów większych niż A4 lub zmniejszenie rozdzielczości w wybranych typach dokumentów – to działania, które mogą przynieść wymierne obniżenie wydatków na druk w firmie.
Przy ocenie wydajności kopiowania warto też uwzględnić zużycie energii elektrycznej. Nowoczesne kserokopiarki wielofunkcyjne zapewniają niską energochłonność, a w efekcie stają się bardziej przyjazne dla środowiska naturalnego. Urządzenia klasy biznesowej mają zazwyczaj bardzo niski wskaźnik TEC (Typical Electricity Consumption), który określa standardowe zużycie energii elektrycznej, np. w trybie uśpienia.
Podsumowując: jeżeli chcesz wydajnie kserować dokumenty, zaopatrz się w wysokowydajne kserokopiarki wielofunkcyjne klasy biznesowej. Dzięki nim skopiujesz szybko duże ilości stron w wysokiej jakości. Ponadto zmniejszysz wydatki na materiały eksploatacyjne i naprawy.
