W pandemii koronawirusa wideokonferencje były często jedyną formą kontaktu z ludźmi. Mimo wcześniejszej niechęci zarówno do pracy zdalnej jak i wideospotkań, okazało się, że strach ma wielkie oczy. Dziś wideospotkania to codzienność każdego z nas, niezależnie czy pracuje w małej czy dużej firmie. Chętnie po nie sięgamy bo są wygodne, oszczędzają czas, a przy tym dają szanse na spotkanie się ze współpracownikami czy klientami w cztery oczy. Obecnie firmy inwestują w sprzęt do wideokonferencji, tworzą pokoje przeznaczone do takich rozmów. W tej formule odbywają się spotkania zarządu, spotkania ze współpracownikami, z podwładnymi, a także z klientami. Każdemu z nas, a szczególnie organizatorom i inicjatorom wideokonferencji zależy by wyjść jak najbardziej profesjonalnie. Podpowiadamy, jak można poprawić swój wizerunek w trakcie wideospotkania, a także jak nie popełnić gafy.
Tło
Spotkanie w grupie projektowej, ze współpracownikami, może odbywać się na tle białej ściany. Nie ma w tym nic złego. Każde spotkanie może mieć taką scenerię. Jeśli jednak chcielibyśmy dać swoim rozmówcom coś więcej, to zainwestować możemy w dedykowane tło do wideokonferencji. Programy do rozmów wideo online umożliwiają już wycięcie postaci z tła i podstawienie w miejsce innej scenerii. Możemy wykorzystać grafikę sugerowaną przez program, a możemy też dodać swoją grafikę. Grafika firmowa, w firmowych barwach, z firmowym logo, spokojna, wektorowa, może pomóc nam budować wizerunek profesjonalisty. Warto zlecić jej przygotowanie. Tego rodzaju grafika w tle doskonale sprawdzi się także podczas rozmów z klientami.
Światło i dźwięk
Wideokonferencja to nic innego jak live streming dźwięku i obrazu poprzez sieć internetową. Warto zadbać o to by ich jakość była jak najlepsza. Nie chodzi tu o to by kupić jak najlepszą kamerę i mikrofon, a o to by osiągnąć maksymalnie dobre rezultaty na sprzęcie, który posiadamy. Jak to zrobić? Zacznijmy od oświetlenia. Jeśli pokój, w którym zamierzamy prowadzić wideokonferencje jest ciemny, to zapalmy w nim światło. Dobrze jest, gdy zamontujemy w nim żarówkę o temperaturze barwnej odpowiadającej światłu dziennemu. Unikniemy sztucznego światła. Jeśli nie mamy jak doświetlić się podczas transmisji, to po prostu siądźmy naprzeciwko okna. Jeśli chodzi o dźwięk, to możemy korzystać z dwóch rozwiązań. Mikrofonu zewnętrznego lub zintegrowanego z komputerem. Jeśli korzystamy z tego drugiego, to pamiętajmy, że zbierze on po części wszystkie dźwięki z otoczenia. Jeśli pod biurem mamy budowę to lepszy będzie mikrofon zewnętrzny bliżej naszych ust. Korzystając z mikrofonu w laptopie pamiętajmy by znajdować się w mniej więcej tej samej odległości podczas całej wypowiedzi. Im dalej będziemy, tym słabiej będzie nas słychać.
Wykresy i tabele
W trakcie wystąpienia lub rozmowy możemy mieć ochotę pokazać naszym rozmówcom lub widzom jakiś dodatkowy materiał np. wykres czy tabelę. Najłatwiejszym sposobem na to będzie po prostu udostępnienie pulpitu. I choć dziś programy obsługujące wideokonferencje dają nam do wyboru udostępnienie całego pulpitu lub tylko jednego ekranu np. aplikacji, to w pośpiechu lub stresie pokazać możemy za dużo. Warto być na to przygotowanym i wyczyścić pulpit z ikon i plików, których osoby trzecie nie muszą widzieć. To samo tyczy się otwartych w przeglądarce okien i stron. I choć nie muszą to być treści nas dyskredytujące to po prostu zadbajmy o swoją prywatność.
Nie wstawaj od stołu
Zasadą jest by całą prezentacje czy spotkanie przeprowadzić nie wstawiając od stołu, w tym przypadku komputera. I choć życie pisze różne scenariusze, to na kilka okoliczności możemy się przygotować. Choćby na przykład na to, że zaschnie nam w ustach lub będziemy potrzebowali coś zanotować.
Próba generalna
W dzień poprzedzający nasza transmisję, jeśli jest to prelekcja podczas wideokonferencji, warto sprawdzić czy nasz sprzęt działa poprawnie. Zaleca się zrobić próbę generalną np. włączyć na chwilę wideospotkanie ze znajomym, żoną, chłopakiem czy rodziną, tylko po to by sprawdzić czy nas dobrze widać i słychać. Zdejmie to z nas odrobinę stresu przed finalną wideokonferencją. Próba generalna, wykonana np. na pół godziny przed wideospotkaniem to także dobry pomysł dla osób, które robią to po raz pierwszy albo zmieniły komputer.
